Fraude-onderzoek in de boekhouding. Foto: Shutterstock
Diefstal door eigen personeel komt regelmatig voor en heeft grote impact op de organisatie. ,,Maar veel bedrijven komen er uiteindelijk sterker uit’’, zegt particulier fraude-onderzoeker Bart Spandaw.
De organisatie van muziekfestival Eurosonic Noorderslag (ESNS) maakte woensdag bekend dat een medewerker in anderhalf jaar tijd 335.000 euro had gestolen. Hij sluisde geld van de organisatie door naar goksites en nam beltegoeden op.
Het festival werd dit jaar geannuleerd wegens corona en ging alleen online door. Veel mensen met een ticket hadden recht op teruggave. De fraudeur deed alsof hij klanten terugbetaalde, maar verzon namen en maakte het geld over naar door hem beheerde rekeningen.
,,Een zaak uit het boekje’’, zegt Bart Spandaw, mede-eigenaar van Spandaw&Veltman in Roden, gespecialiseerd in fraude, management en criminologie. ,,Iemand met veel vrijheden en verantwoordelijkheden krijgt de gelegenheid. Bij Eurosonic lijkt het te gaan om iemand die heel goed wist wat hij deed en dacht er mee weg te komen. Een rationele keuze.’’
De fraude begon volgens de organisatie van het muziekfestival eind 2019 op kleine schaal. ,,Dat zien we bijna overal. Het begint in het klein, met 5 euro bijvoorbeeld. Een fraudeur zoekt graag de grenzen op, neemt steeds vaker geld weg en ook grotere bedragen’’, aldus Spandaw.
Spandaw kent voorbeelden te over na ruim 13 jaar ervaring als bedrijfsrechercheur. Zoals een kassamedewerkster van een zwembad in Zwolle. Alles keurig voor elkaar, ook financieel. En toch begon ze met stelen. Steeds vaker en meer.
Net als de medewerker van een bedrijf dat afgedankte spullen collecteert en weer verkoopt. ,,Het begint met een leuke boormachine die hij thuis brengt voor hij naar de zaak rijdt. Gratis, maar toch is het diefstal, want bedoeld voor verkoop. Het eindigt met een schuur vol spullen die hij privé verkoopt.’’
De hebzucht van fraudeurs wordt volgens hem vaak aangewakkerd door schulden en/of een gokverslaving. Dat laatste was ook het geval bij de medewerker van ESNS.
MartiniPlaza: deuk in vertrouwen
Ook MartiniPlaza in Groningen werd ruim twee jaar geleden geconfronteerd met interne fraude. Een medewerkster had drie ton achterover gedrukt. Ook zij kampte met een gokverslaving.
,,Je werkt met elkaar samen op basis van wederzijds vertrouwen’’, zegt directeur Willem de Kok van het evenementencomplex. Ook nu nog, zegt hij, ondanks dat zijn vertrouwen een grote deuk heeft opgelopen.
De vrouw stak jarenlang parkeergeld en inkomsten uit de horeca in eigen zak. Haar handelen had grote impact op de organisatie met 25 medewerkers. De Kok: ,,Ze werkte meer dan 20 jaar bij ons, we zijn een hecht team, een familie. Ze was ook nog eens vertrouwenspersoon, bakte taarten als een collega jarig was. Het hakte er bij ons allemaal enorm in.’’
MartiniPlaza heeft het contante geld inmiddels in de ban gedaan. ,,Dat was altijd al een punt van aandacht. We hadden een vast team voor het afromen van de kassa’s. Om diefstal tegen te gaan. Maar als dan uitgerekend daar iemand tussen zit die fraudeert, dan wordt het heel lastig. was even wennen, maar geeft nu rust.’’
Het evenementencomplex heeft ook het boekhoudsysteem aangepast en meer controles ingebouwd. ,,We hebben grote stappen gemaakt’’, aldus De Kok.
Organisaties zijn vaak overdonderd als fraude door medewerkers wordt ontdekt. Directeur Dago Houben van Eurosonic Noorderslag spreekt van een traumatische ervaring en een vertrouwensbreuk.
Voorzitter Jeroen van Erp van de Raad van Toezicht noemt het een verdrietige zaak. ,,We zijn blij met de afbetalingsregeling die is overeengekomen met de ex-werknemer. In overleg met de accountant en externe adviseurs is de organisatie onder de loep genomen en is een en ander aangescherpt.’’
Bij zowel ESNS als Martiniplaza konden de fraudeurs ongestoord hun gang gaan. De organisaties misten het gestolen geld niet. In beide gevallen was het de bank die melding maakte van dubieuze transacties.
Vertrouwen op de werkvloer is prima. Maar nooit blindelings. Spandaw: ,,Elke werkrelatie moet starten met vertrouwen, maar dat laat onverlet dat je als directie of organisatie wel scherp moet zijn en moet invoeren.’’ Een manager die af en toe meewerkt op de werkvloer, boekhoudcontroles en het screenen van nieuw personeel kunnen veel ellende voorkomen.
Bedrijfsvoering aanpakken
En als het toch mis gaat, kan een directie beter goed doorpakken, is het devies. Fraudeurs niet laten vertrekken met een regeling, maar aangifte doen en de bedrijfsvoering aanpakken om herhaling te voorkomen.
,,Onze ervaring is dat de rest van het personeel dat waardeert. Op de werkvloer is vaak al een vermoeden dat er iets niet klopt, maar niemand durft dat aan te kaarten. Iedereen is blij als het probleem wordt opgelost. Daar kan een organisatie van opfleuren’’, aldus Spandaw. ,,Voor Eurosonic is het nu een hard gelag, maar de organisatie komt hier vast beter uit. De bedrijfsvoering wordt verbeterd en zo ontstaat voor iedereen een fijnere werkomgeving.’’
