Taalambassadeur Thierry Cupido helpt om moeilijke brieven van de gemeente makkelijker te maken. Foto: Corné Sparidaens
Hoe moeilijk zijn brieven van de overheid te begrijpen? Ervaringsdeskundige Thierry Cupido uit Groningen leest mee en wijst passages aan waar het beter kan. „Verplaats je voortdurend in de lezer.”
Thierry Cupido (41) grinnikt. Voor zijn neus ligt een brief uit maart van de gemeente aan bewoners van de Nieuwe Boteringestraat. De gemeente wil daar een dagopvang naartoe verplaatsen. Op verzoek van DVHN controleert Cupido de tekst op leesbaarheid (zie onderaan voor het resultaat). „Wat een draak van een tekst is dit”, zegt hij.
Hij kan het weten, want Cupido is zelf laaggeletterd. Bovendien heeft hij dyslexie. Cupido kende een moeilijke jeugd en ging werken na zijn vmbo-diploma. Schrijven kon hij niet. Jarenlang durfde Cupido niet te solliciteren op interessante vacatures, uit angst om door de mand te vallen. Hij schrok van het tekstje ‘uitstekend in woord en geschrift’.
Uiteindelijk kwam de ommezwaai en kreeg hij wekelijks twee uur taalles van een vrijwilliger. Inmiddels kan hij beter lezen, maar de brief van de gemeente zou volgens Cupido voor veel andere laaggeletterde mensen ondoenlijk zijn. Hij ziet het in brieven te vaak misgaan.
Terugstuurservice
Hij is niet de enige. De gemeente Groningen heeft ook door dat het taalgebruik in brieven aan inwoners begrijpelijker moet en houdt vanaf 1 juli een jaar lang een proef met een ‘terugstuurservice’. Begrijp je een moeilijke brief niet? Dan mag je ‘m terugsturen en moet de gemeente een nieuwe versie sturen in eenvoudige taal. De gemeenteraad had vorig jaar om zo’n proef gevraagd, die in Arnhem al succes had.
Daar hielp het medewerkers om bewust te zijn van het belang van begrijpelijke taal. Groningse ambtenaren krijgen al trainingen in schrijven op B1-niveau en controleren geregeld brieven voor ze op de post gaan, maar de gemeente hoopt nu op feedback van burgers zelf. B1 is het taalniveau eenvoudig Nederlands voor dagelijkse communicatie, dat vrijwel de hele bevolking goed begrijpt.
‘Kies voor korte, duidelijke zinnen’
Cupido vindt dat een goed initiatief. In Groningen en Noord-Drenthe zijn 98.000 mensen zoals hij: laaggeletterd met een baan. Voor hen kan een brief onbegrijpelijk zijn. „Het doel van communicatie is dat duidelijk is wat van je wordt verwacht. Maar vaak is dat niet duidelijk. Neem een woordje als ‘cognitie’. Waarom zo moeilijk? Je kunt ook gewoon ‘denkvermogen’ zeggen. ‘Geachte’? Schrijf gewoon ‘beste’.”
Naast moeilijke woorden heeft ook de vorm invloed op hoe duidelijk of onduidelijk een brief is, zegt Cupido. „Gebruik geen lap tekst, maar alinea’s, tussenkopjes en pictogrammen. En kies voor korte, duidelijke zinnen. Als ik een hele lange zin moet lezen, denk ik aan het eind: wat stond hier nou? Hoe langer, hoe moeilijker.”
„Als ik een lange zin moet lezen, denk ik aan het eind: wat stond hier nou? Hoe langer, hoe moeilijker.” Foto: Corné Sparidaens
Emeritus hoogleraar Carel Jansen van de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) is gespecialiseerd in taal en communicatie. Er is in Nederland volgens hem al jaren aandacht voor onduidelijke taal van de overheid en andere instellingen. Zo is er sinds 2018 de ‘Direct Duidelijk’-campagne om ambtenaren te helpen om helder te schrijven.
Volgens Jansen zijn er twee belangrijke redenen waarom de overheid maar zo moeizaam leert om simpeler te schrijven. De eerste is juridische voorzichtigheid. Ambtenaren wegen hem zorgvuldig hun formuleringen, omdat ze die later moeten kunnen verantwoorden. „De boodschap mag niet dubbelzinnig zijn, bijvoorbeeld.”
‘Daarmee zijn de problemen niet weg’
De tweede reden is dat gemakkelijk schrijven echt een vak is. „Je hebt een flinke schrijfvaardigheid nodig om moeilijke juridische taal om te zetten naar makkelijke woorden. Daar wordt wel aandacht aan besteed in het onderwijs voor aanstaande ambtenaren, maar het is niet zo dat je na je opleiding bij de gemeente gaat werken en dat dan meteen tot in de puntjes beheerst”, zegt Jansen.
De taalexpert juicht de proef in Groningen toe. „De gemeente gaat de uitdaging aan, dat is goed. Nu móéten ambtenaren wel kijken naar de mogelijkheid om een brief te verbeteren. Maar daarmee zijn de problemen nog niet weg.”
Jansen wijst op dezelfde valkuilen als ervaringsdeskundige Cupido. „Zinslengte is vaak een probleem, vooral als er te veel bijzinnen worden gebruikt. Ook staan er vaak onbekende woorden in een tekst terwijl dat niet nodig is. De structuur van de tekst kan ook te wensen overlaten.”
‘Je hebt als overheid de plicht om begrijpelijk te schrijven’
Veel Nederlanders zijn laaggeletterd, stipt Jansen aan. „Uit onderzoek weten we dat ruim 2 miljoen volwassenen niet goed kunnen lezen om langere teksten te begrijpen en moeite hebben met het invullen van formulieren. Je hebt als overheid de plicht om in begrijpelijke taal te schrijven, zodat ook die mensen het snappen.”
Volgens Jansen is er bij uitstek één oorzaak waardoor het schrijven van brieven vaak fout gaat. „Als je heel erg in een onderwerp zit, onderschat je hoe het is voor iemand die geen idee heeft waar het over gaat. Verplaats je voortdurend in de lezer.”
Jansen heeft een advies: „Laat je buurman, je oma of de groenteboer de tekst eens lezen voor je ‘m verstuurt. Die feedback is nuttig en leerzaam.”
‘Voor veel mensen is lezen niet leuk’
Terug naar ons eigen experiment. Terwijl hij de brief doorleest, kalkt Cupido her en der rode strepen door de tekst. Hij schrijft aantekeningen in de kantlijn. Deze brief had achteraf een stuk beter gekund.
Die wil Cupido het liefst zo snel mogelijk vergeten, zodra hij is uitgelezen. „Voor veel mensen is lezen niet leuk. Het is belangrijk om te weten dat lezen voor mensen zoals ik vermoeiend is en daarom een vervelende activiteit. Hoe moeilijker de tekst, hoe lastiger het is voor ons. Het contact met de overheid wordt er door moeilijke brieven niet mooier van.”
