Het provinciehuis aan het Martinikerkhof in Groningen. Foto: DVHN
Het ambtenarenkorps op het Groninger provinciehuis groeit zo snel dat nieuwkomers zich niet meer altijd bewust zijn van de politieke gevoeligheid van dossiers. Andersom vraagt de politiek vaak ook meer dan de organisatie kan bijbenen.
Dat zijn twee belangrijke conclusies uit het onafhankelijk onderzoek van Simon Sibma, voormalig directeur van de Sociale Verzekeringsbank, naar vijf dossiers waar de provincie pijnlijk onderuit ging door ambtelijke missers.
De oud-topambtenaar komt met een reeks aanbevelingen om te voorkomen dat de provincie opnieuw de fout in gaat met gemiste deadlines of te late actie op opdrachten vanuit de Groninger Staten.
Politieke ophef en spoeddebat na reeks pijnlijke uitglijders
De politieke ophef was groot toen gedeputeerde Karin Dekker in oktober moest bekennen dat de provincie nul op rekest kreeg van de Raad van State op de rechtszaak die ze mede namens de gemeente Westerkwartier en de provincie Friesland zou aanspannen tegen verlenging van de gaswinning bij Pieterzijl. Groningen had de deadline laten passeren.
Toen vervolgens ook nog bleek dat Groningen al drie keer eerder zwaar in de fout ging, waren de rapen helemaal gaar. Ook over verlenging van de gaswinning bij Grijpskerk en Warffum misten Gedeputeerde Staten cruciale beroepstermijnen. Bovendien informeerden zij de Staten niet over een stopgezet onderzoek naar schade aan huizen door de zoutwinning bij Veendam.
In een spoeddebat overleefde gedeputeerde Dekker een motie van wantrouwen, maar later trad zij toch af omdat ze zich onvoldoende gesteund voelde door haar partijgenoten in de GroenLinks-fractie. Ondertussen trok de provincie Sibma aan om helder te krijgen wat er precies mis ging in deze vier dossiers plus de door de rechter stilgelegde stort van baggerslib in het Lauwersmeer.
Waarschuwingssysteem faalde, ambtenaren stonden er alleen voor
Het onderzoek van de oud-topambtenaar legt nu een aantal zwakke plekken bloot. Allereerst hebben de systemen die ambtenaren en bestuurders moeten waarschuwen voor naderende deadlines, gefaald. Ook bleven gevoelige zaken te veel hangen bij behandelende ambtenaren zonder dat leidinggevenden afdoende werden bijgepraat.
Op die punten adviseert Sibma maatregelen. Voor een deel liggen die in een scherper gevoel voor het maatschappelijk en politiek belang van dossiers. Door het snelle personele verloop, met 471 nieuwe medewerkers op een totaal van 1141 ambtenaren, schatten nieuwkomers niet altijd meer goed in welke zaken onverwijld aandacht van leidinggevenden of de politiek moeten krijgen.
Gedeputeerde Staten gaan aan de slag met Sibma’s aanbevelingen, zegt commissaris van de Koning René Paas. Het interne waarschuwingssysteem gaat op de schop, nieuwkomers krijgen meer scholing op het gebied van ‘politieke sensitiviteit’, ook leidinggevenden moeten directer op de dossiers zitten en op zijn beurt zal het provinciebestuur voortaan scherper kijken wat het realistischerwijze kan vragen van de ambtenaren.
‘Ambtenarij kan niet alles leveren wat de Staten vragen’
Dat zal niet leuk zijn voor de Staten, die via reeksen van moties allerlei wensen en verzoeken bij de ambtenarij neerleggen, beseft Paas. „Maar we zullen af en toe assertiever richting de Staten moeten zeggen: ‘Wat u nu bestelt, dat kunnen we met onze ambtelijke organisatie niet leveren’.”
Ook binnen het college van GS zelf is meer onderlinge afstemming en overleg nodig, onderschrijft de commissaris. Daar heeft het de afgelopen jaren wel aan ontbroken, met meerdere wisselingen van gedeputeerden en zelfs van het vrijwel complete college na de voortijdige val van de vorige coalitie. „Zoveel politieke turbulentie helpt ook niet. Dat is wel een extra complicatie geweest voor de wisselwerking tussen bestuur en organisatie.”
