Expert Menno uit Groningen adviseert over AI. ‘Daar waar je veel tijd besteed aan terugkerende handelingen; dáár moet je zijn’

„Vind je het goed dat ik het gesprek opneem? Dan stuur ik daarna meteen de transcriptie naar mijn laptop en laat ik er direct zelf een verhaal van maken.’’

Zo. Menno Fokkema snapt hoe hij de techniek kan benutten. De uit Groningen afkomstige oprichter en eigenaar van DataNorth AI in Groningen zit erop. Zijn bedrijf adviseert over het gebruik van de nieuwe technologieën en ontwikkelt maatwerkoplossingen. Op alle niveaus, van multinationals die een specifieke vraag hebben (zoals American Express, Nestlé en Scania), tot lokale ondernemers die niet weten waar ze moeten beginnen.

„Wekelijks geven we een handvol workshops aan mkb’ers die zich afvragen hoe ze AI kunnen gebruiken. Maar we staan bedrijven en overheidsinstellingen ook terzijde tijdens de hele reis; van het nadenken over, tot het implementeren van AI-oplossingen. En daarna ook nog met de transformatie van een bedrijf, als dat nodig of gewenst is.’’

DataNorth AI bestaat nog maar vier jaar, maar telt nu al 22 medewerkers. Dat zegt iets over de vraag.

Moet iedere ondernemer gebruik maken van AI? „Dat doet eigenlijk iedereen al, vaak zonder het te weten. Of het nou ChatGPT, Copilot of Gemini is, dat wordt snel gemeengoed. Nog afgezien van alle AI-techniek die al langer onzichtbaar aanwezig is in bestaande software zoals CRM of ERP pakketten. Mijn eerste advies is om gewoon te beginnen met tools als ChatGPT of Copilot en kijk vooral welke AI-mogelijkheden al in je huidige softwarepakketten zitten. Vaak kun je daar direct mee aan de slag en rustig ervaren wat het voor je kan betekenen.”

„Tegelijkertijd is het belangrijk om alert te blijven op wat je invoert, zeker bij gratis tools. Zet daar geen vertrouwelijke informatie in, omdat vaak niet volledig duidelijk is wat er met die data gebeurt en of die wordt gebruikt om de technologie verder te trainen. Werk je met gevoelige gegevens, kies dan liever voor een betaalde dienst. Daar kun je meestal instellen dat jouw data niet worden gebruikt en binnen je eigen omgeving blijven.”

Niet te moeilijk doen dus, zien waar het direct zinvol is. Meestal is het kantoor een mooie plek om te beginnen. „Het vastleggen van gesprekken, het opzoeken van informatie, het opstellen van mails, maken van offertes, presentaties, tekst en plaatjes: dat gaat allemaal erg gemakkelijk. Dat moet je gewoon doen. Scheelt heel veel tijd en fouten. Veel van die toepassingen zitten in de nieuwste software die je waarschijnlijk gewoon gebruikt. Klantenbestanden bijhouden, boekhouden, standaardantwoorden voor de klantenservice instellen: hier kun je in korte tijd veel verbeteren met AI.’’

Maar welke programma’s moet je hebben? „Voor dit laaghangende fruit zijn de tools die je binnen je office-omgeving hebt meestal voldoende. Ga niet blind allerlei verschillende tools van verschillende aanbieders inkopen. Die werken vaak niet optimaal samen en het is niet nodig. Als je team gewend raakt, dan krijg je vanzelf meer ideeën over welke mogelijkheden er nog meer zijn.’’

Te groot beginnen hoeft echt niet. Je moet er langzaam ingroeien en afwegen waar je echt geholpen bent. „Zwaar investeren in een tool die je helpt een handjevol pakbonnen per week uit te lezen, moet je niet doen. Daar waar je veel tijd besteed aan terugkerende handelingen; dáár moet je zijn. Gebruik wat je hebt en breid langzaam uit. En als je er niet uitkomt, dan staan wij altijd voor je klaar.’’

Voor de goede orde: dit verhaal is geheel AI-vrij tot stand gekomen. Dat is een keuze. Het door Menno Fokkema aan AI gevraagde verhaal mag er best zijn.