Aa en Hunze trekt een miljoen uit voor extra personeel. Het ziekteverzuim en de werkdruk zijn hoog, de zorgen zijn groot (bekijk ook de cijfers van ziekteverzuim in uw omgeving)

Gestuntel met verkoop van gemeentelijke grond, een betonnen fietspad bij Anloo waar geen vergunning voor was, verkeerde namen op briefjes van een afvalonderzoek. Het zijn grote en kleine ambtelijke foutjes uit de gemeente Aa en Hunze van de afgelopen tijd.

Dagblad van het Noorden deed een rondgang onder raadsleden uit alle fracties. Zij spreken hun zorgen uit over de ambtelijke organisatie. Zij spreken van ‘ergernis’, ‘zorgelijke situatie’, ‘veel wisselingen’ en ‘weinig gedegen dossierkennis’. Hoewel de meesten ook waardering uitspreken voor de ambtenaren en de oorzaken van het matig functioneren begrijpen, vinden ze wel dat er iets moet veranderen. ,,Hier moet echt eens over geschreven worden”, vindt Arie Fonk (D66). ,,De gemeenteraad is op deze manier als een werkman met een lege gereedschapskist.”

,,Het is duidelijk dat er wat speelt, en dat we daar beleid op moeten voeren”, zegt ook Lukas Koops (GroenLinks).

De oorzaak, zo blijkt uit een intern medewerkers tevredenheidsonderzoek uit 2020 binnen de gemeente, lijkt duidelijk: de werkdruk in de gemeente wordt als hoog ervaren. Medewerkers beoordelen dit met een onvoldoende in de vragenlijst.

Die druk wordt nog eens versterkt doordat het ziekteverzuim het hoogst is van alle Drentse gemeenten: bijna 10 procent. Het gaat daarbij volgens cijfers van de gemeente om langdurig verzuim, voornamelijk niet-werkgerelateerd (een hernia, depressie of gebroken been bijvoorbeeld). Maar niettemin drukt de afwezigheid van dat personeel zwaar op de capaciteit. Opvallend is dat het langdurig verzuim al sinds 2018 boven de 7 procent ligt. Het landelijk gemiddelde percentage ziekteverzuim bij gemeenten is 5,5 procent.

Die werkdruk is een verklaring voor de fouten die de ambtelijke organisatie soms maakt, vertelt Marleen Tent, die tot voor kort als gemeentesecretaris van Aa en Hunze werkte. ,,Als je tien dingen in je hoofd hebt, krijgt de elfde net even minder aandacht.”

,,Maar”, zo benadrukt ze, ,,waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt. Dat geldt overal.”

Om het probleem op te lossen, stelt het gemeentebestuur in de nieuwe begroting voor om ruim een miljoen in te zetten voor het personeel. Daaraan werd 13 miljoen besteed, dat wordt nu 14 miljoen. Dat betekent dat er twaalf tot vijftien voltijdsplekken bijkomen. De conceptbegroting wordt donderdag besproken. De gemeenteraad moet dan nog instemmen met de extra miljoen. „De loonsom die beschikbaar was voor de ambtelijke organisatie is niet meegegroeid met de complexiteit van de zaken en de ambities van deze gemeente”, verklaart burgemeester Anno Wietze Hiemstra.

In de voorgestelde begroting signaleert het gemeentebestuur een aantal ‘knelpunten’. Zo loopt de uitvoering van het duurzaamheidsdossier nog niet soepel, evenals het werk rond de Omgevingswet, het grondbeleid en de openbare orde en veiligheid. ‘Het piept en het kraakt in onze organisatie’, stelt het college in het document. ‘Dat zien we terug in de kwaliteit van dienstverlening die onder druk is komen te staan.’

Als het aan de raadsleden ligt, schiet de ambtelijke organisatie vooral tekort in de tijdige behandeling van dossiers en raadsvragen. „Wij hebben als raadsleden onze zorgen, omdat we zien dat dingen best lang kunnen duren”, zegt raadslid Richard Heling (VVD). „Ik stelde bijvoorbeeld al vóór de zomer van 2020 vragen over wachtlijsten in het sociaal domein. En pas rond de zomer van 2021 was er duidelijkheid over. Dat komt door de capaciteit van de ambtelijke bezetting.”

Ook Henk Santes (PvdA) hekelt het blijven liggen van dossiers. Zoals die van het fietspad tussen Spijkerboor en Eexterveen, dat volgens hem ruim een jaar in de la van een bureau lag te verstoffen, zonder dat er iets aan gebeurde.

Fractievoorzitter Bertus Reinders van de grootste partij Combinatie Gemeentebelangen stipt nog een ander probleem aan in de ambtelijke organisatie. Hij maakt zich zorgen over de dienstverlening. „Dan was een inwoner beloofd dat hij teruggebeld zou worden, maar gebeurde dat niet.”

In een reactie erkent voormalig gemeentesecretaris Tent dat de organisatie van Aa en Hunze ,,kwetsbaar” is. Volgens haar liggen de oorzaken van het ambtelijke problemen niet alleen in de werkdruk en het ziekteverzuim. ,,Het heeft ook te maken met dat we soms te enthousiast zijn in onze planningen. Realistisch plannen is hier nog wel een dingetje.”

Daarnaast noemt Tent nog een aantal redenen. De hoge ambities van de gemeente, de ingewikkeldheid van het ambtelijk werk, doordat steeds meer taken bij de gemeente zijn gekomen, de coronacrisis waardoor de organisatie werkroutines moest aanpassen en extra druk ervoer en de steeds hogere verwachtingen van bewoners richting de gemeente. ,,We laten nooit zomaar iets liggen. Voor elk dossier wat blijft liggen, kan ik een goede reden noemen waarom het langer heeft geduurd.”

Bovendien, zo stelt Tent, is het verloop van de werknemers hoog. Dat wil zeggen: de afgelopen jaren vertrok uit de gemeente Aa en Hunze een toenemend percentage van het personeel. Tussen 2018 en 2020 is dit rond de 8, 9 procent. Dit jaar (tot oktober) zelfs bijna 14 procent. Dat komt mede doordat de salarissen in grotere gemeenten ook hoger zijn, verklaart Tent. „Er wordt veel bij ons weggekocht. We moeten mensen proberen te verleiden met onze secundaire arbeidsvoorwaarden.”

Volgens D66-raadslid Fonk is het matig functioneren binnen de muren van het gemeentehuis vooral te wijten aan de nieuwe ambtelijke organisatiestructuur ‘Aa en Hunze Stroomt’. Dat werd enkele jaren geleden opgezet. Een laag afdelingshoofden vertrok en er kwamen extra taken bij de teamleiders. Het idee – een minder hiërarchische organisatie – is volgens hem niet geslaagd, doordat weer aanjagers en andere leidinggevenden nodig waren om de afdelingen te begeleiden. ,,We zijn in mijn ogen juist van een platte naar een verticale organisatie gegaan.”

Volgens Tent is dit niet het geval. ,,We zijn door de organisatieontwikkeling juist een aantrekkelijke gemeente geworden. Je krijgt veel ontwikkelingskansen en afwisselend werk.”

Uit het intern medewerkersonderzoek van 2020 blijkt dat een deel van de medewerkers ‘Aa en Hunze Stroomt’ erg waardeert, en een even groot deel juist helemaal niet. Dat driekwart van de medewerkers de collegialiteit op het gemeentehuis als zeer positief beoordeelt volgens het onderzoek, geeft volgens de gemeentesecretaris ook aan dat men tevreden is met de gang van zaken.